Si necesitas recaudar fondos para ayudar a un familiar con problemas económicos, donar a una causa comunitaria, generar conciencia sobre algún tema que te preocupe, o financiar un proyecto personal, es muy buena idea que te plantees organizar un evento benéfico. Ya sabrás que no es una tarea del todo sencilla, y requiere un alto nivel de compromiso y esfuerzo, pero, al final, seguro que merece la pena. ¿Quieres lograr que salga todo un éxito? Aquí te damos algunos consejos e ideas.
Comparte tu preocupación con más gente
Aunque de forma individual también puedes ser capaz de organizar un evento para recaudar fondos por tu cuenta, te recomendamos que, si tienes la posibilidad de movilizar a un equipo más grande, compartas tu idea, ya que, de esta manera, podréis repartiros responsabilidades y tareas; sumar ideas y habilidades; incrementar la promoción y tener apoyo y compañía cuando algo se tuerza. Si no conoces a nadie de tu entorno cercano que pueda sentirse interesado en participar, plantéate lanzar una convocatoria a través de las redes o en los espacios que frecuentes. ¡Seguro que hay más de un candidato!
Deja claras cuales son las motivaciones que enmarcan el evento
Es importante que, antes de pensar siquiera en cómo será la organización del evento, establezcas con precisión tus objetivos y te ocupes de concienciar por qué merece la pena alcanzarlos. Plantéate si verdaderamente necesitas realizar este proyecto y, si lo tienes claro, escribe tus motivaciones en algún lugar público para que los demás también puedan conocerlas.
Infórmate sobre cuestiones legales y fiscales
A la hora de organizar un evento para recaudar fondos debes informarte sobre cuestiones legales y fiscales que dependerán de factores como la escala y el tamaño que vayas a darle a tu actividad, el lugar en el que te encuentres, tu razón social como organizador, etc. Hay varias maneras de actuar. Entre ellas: proceder al registro de organización sin ánimo de lucro o solicitar algún tipo de permiso para el evento en concreto. Deberás informarte muy bien, así que te recomendamos que acudas a un asesor/a o preguntes a alguien especializado en estos temas para que estudie tu caso concreto y te recomiende de la mejor manera.
Ten en cuenta el costo asociado al evento y ponte metas realistas
Al tratarse de una actividad sin ánimo de lucro, es probable que hayas logrado movilizar ayudas y voluntarios que reduzcan notablemente los costos, pero, aun así, seguramente tengas que emplear una cierta cantidad de dinero para la propia organización, la cual deberás restar de los beneficios que obtengas tras el evento. Planifica metas realistas que no supongan una inversión a la que no puedas hacer frente.
Piensa un formato creativo
Una vez tengas claros los pasos previos, llega lo más divertido: imaginar cómo se va a desarrollar el evento. Si quieres que sea todo un éxito, te recomendamos que dejes volar tu inventiva. Dependiendo de las motivaciones y metas que tengas, la actividad central puede darse en diferentes formatos. Los más comunes son: los conciertos, cenas, fiestas, subastas, carreras… Sin embargo, puedes ser todo lo creativo/a que deseas.
Planea cada paso que vayas a dar y adelántate a las complicaciones
En el inicio de la organización debes establecer un plan que marque cada una de las acciones que tienes que llevar a cabo como: partidas de dinero; gente que se verá implicada en el montaje; espacio y costos relacionados con el espacio (si los hubiese); logística; publicidad, o limpieza.
Elige muy bien el día del evento
A la hora de celebrar un evento, el día y la hora pueden ser cruciales ya que, se entiende que cuanta más gente asista, mayores ganancias tendrás. Aunque dependerá mucho del tipo de actividad, normalmente los fines de semana suelen atraer a más gente y, si decides hacerlo en un día laboral, procura que no coincida con las horas en las que la gente está en el trabajo. Asimismo, plantéate celebrarlo un día especial. Si formas parte de una organización o colectivo, es posible que haya fechas señaladas como aniversarios o fechas conmemorativas. Aprovéchalas.
Establece una buena promoción
Si has llegado a este punto, tu evento ya está casi listo. Solo falta lograr que el público acuda. Para ello debes proyectar una buena campaña publicitaria. Tendrás que difundir el evento entre aquellas personas que puedan estar interesadas en asistir. Puedes crear un perfil en redes sociales dedicado solo a explicar cuestiones relacionadas con la actividad y tendrás que cuidarlo y subir contenido frecuente
Una de las estrategias más habituales para atraer asistentes a este tipo de eventos, son los sorteos de premios. Los premios pueden ser todo lo creativos que te imagines. Habla con las personas implicadas y pide a tu comunidad que participe donando algún producto o servicio de su negocio.
Vigila el buen funcionamiento del evento y cuida el espacio
Llegado el día, no podrás descuidar la organización todavía, ya que tendrás que vigilar el buen funcionamiento del evento y el mantenimiento del espacio en el que estés. Si has logrado congregar a mucha gente, ¡enhorabuena! pero, tenemos que advertirte de que no todo termina aquí. Las actividades con gran cantidad de público pueden ser todo un descontrol, así que, si no quieres que el espacio o las instalaciones se dañen, planifica un control de aforo o un sistema de vigilancia. Como es de imaginar, cuando acabe, deberás asegurar que todo quede en perfecto estado. Los expertos de Meprolim optan por el alquiler de maquinaria de limpieza en el caso de que se necesite solucionar las tareas en el menor tiempo posible y de una manera eficaz. Si el espacio acaa dañado o sucio, es posible que se difunda tu actitud y perjudique tus buenas intenciones o la organización de futuros eventos. ¡No lo permitas!
Debes saber que, además de la organización de eventos, hay muchas otras maneras de lanzar campañas para financiar proyectos, como, por ejemplo, las plataformas de micromecenazgo como el Gofundme o Verkami que permiten a las personas ayudar de diferentes maneras dependiendo de su situación, poder adquisitivo o compromiso con el proyecto.
Estos son solo algunas ideas que te pueden ayudar a alcanzar lo que te propones. Sin embargo, no hay nada mejor que la creatividad a la hora de actuar en estos casos. ¡Mucha suerte!
