Cómo organizar una cena de empresa

Ahora que se acercan las fechas navideñas se aproxima también el tiempo de organizar las cenas de empresa. No se trata de una tarea para nada sencilla, y además debe ser llevada a cabo con mucho cuidado, ya que tiene un alto componente de imagen tanto para la compañía frente a sus empleados como de estos frente a la empresa por su comportamiento en la misma.

Lo primero que debemos conocer antes de empezar a organizar cualquier celebración es el presupuesto con el que contamos. Asimismo, para asegurarse el éxito a la hora de organizar la cena es escoger la fecha adecuada. Por lo menos, debemos asegurarnos el éxito en el plano de la asistencia a nuestra convocatoria. Clave para esto es elegir un día que esté algo alejado de los principales festivos y también que no esté próximo a los fines de semana o el día que se libre en nuestra empresa, ya que podemos perder invitados porque hayan hecho otros planes. También es conveniente tener en cuenta que no haya grandes eventos en la ciudad o zona donde vayamos a celebrar la cena, ya que podemos encontrarnos con problemas de aforo o tráfico.

En cuanto al aforo, debemos conocer también a las personas que podrán acudir en el día indicado a la cena. Una forma sencilla de tener una idea próxima es colgar un papel en el tablón de anuncios de la empresa para que se apunten los interesados. Es importante que indiquemos si se trata solamente de una cena para empleados o si estos pueden ir acompañados de su pareja e hijos. Otra opción es enviar invitaciones a los convocados e indicar en ellas que respondan antes de una fecha indicada para conocer el número de asistentes. La cifra final nos ayudará también a distribuir a los invitados en las mesas si queremos que esto sea cerrado. Aunque es conveniente dejar libertad a los asistentes para que no haya incomodidades juntando a personas con mala relación o con una gran diferencia en el escalafón jerárquico.

Una vez escogido el día, debemos dar el siguiente paso: la elección del local. Para esto hay que tener bien claro el tipo de celebración que queremos hacer o el tono que le queremos dar a nuestra cena. Por ejemplo, para las cenas de empresa se está poniendo muy de moda, por la proximidad con el mar, celebrar fiestas en barco. Hacia el interior, lo más normal es que estas se celebren en un local alquilado o en un salón de la compañía para el que podemos contratar un servicio de catering o, lo más sencillo: reservar un restaurante.

En cualquier caso, escojamos el lugar que escojamos, es conveniente pensar en dar facilidades a nuestros asistentes. Por ejemplo, es bueno buscar un lugar que tenga un aparcamiento fácil para aquellos que no puedan venir en transporte público o, por el contrario, un lugar de fácil acceso en metro o autobús y asegurarse de que estos servicios siguen en funcionamiento para la hora a la que hemos decidido dar por finalizado el evento. En algunos casos, después de la cena muchos de los empleados tienden a reunirse y a continuar la fiesta en alguna sala o pub, por lo que buscar un establecimiento que cuente con este tipo de bares cercanos sería muy conveniente.

En cuanto al local, debemos tener en cuenta que si contratamos un servicio de catering, este ha de contar con las facilidades para trabajar, por lo que podemos hacer una reunión previa con algún representante y que nos explique cuáles son sus necesidades para ofrecernos el servicio. Así, debemos concretar también qué aportarán a nuestra fiesta, porque podemos encontrarnos conque solo nos ofrezcan la comida y debamos poner nosotros el servicio, las cubiteras, las copas de vino… Es importante dejarlo todo atado. Si no sabemos a qué comercio especializado acudir, te recomendamos Exportcave.

Algunas empresas como los restaurantes o las propias de catering nos incluyen también la decoración del recinto dentro del presupuesto. En caso de que esto no sea así o que nosotros decidamos darle un toque personalizado, podemos recurrir a las tiendas de disfraces online como La Casa de los Disfraces para comprar adornos y, por qué no, también gorritos o pequeños objetos de diversión como matasuegras para repartir entre los empleados y darle un toque divertido e informal a la reunión.

Si buscando ese tono informal, podemos hacer unas cenas muy amenas organizando concursos entre los empleados o incorporando animación con música, karaoke, un artista que nos brinde un espectáculo de magia… Cualquier idea es buena cuando sorprenda y divierta.

Como decíamos al principio, las cenas de empresa crean imagen de marca entre sus empleados, por lo que son muy importantes y debemos buscar la perfección al máximo y pensar en todos los detalles, que sean cómodas tanto para jefes como para empleados. Este tipo de reuniones son también una buena forma de crear equipo y fomentar las relaciones entre los componentes de la organización fuera del lugar del trabajo, algo beneficioso después para la actividad laboral dentro de la oficina. Una bonita forma de terminar la parte organizada por la compañía es tener un pequeño detalle con los trabajadores. Los regalos de empresa personalizados son muy adecuados, especialmente en las cenas próximas a las fechas navideñas.

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