Consejos clave para un control de inventario efectivo

Dentro de todo negocio, una buena gestión del almacén es clave para el éxito. Mientras que, por el contrario, un control deficiente puede conducir a pérdidas, obsolescencia, caducidad, robo y, en última instancia, el fracaso de dicha organización.

Así mismo, gracias al mercado cada vez más exigente y dinámico en el que las empresas se desarrollan, estas deben buscar reinventarse constantemente, mejorar la gestión logística y optimizar sus procesos de compra para seguir siendo competitivas. Además, necesitan mantener el control de existencias para satisfacer las demandas de los clientes, pero sin caer en el exceso de stock.

Dentro de este proceso, el reto principal para los administradores es tener certeza de cuánto inventario necesitan para cubrir las expectativas de los clientes y ofrecer un servicio de calidad, lo cual implica conocer la cantidad que requiere, cuándo realizar pedidos, qué tiempos considerar para recibir la mercancía, almacenar y llevar un registro del inventario ya que sin una correcta gestión de los almacenes, el departamento de ventas no tendrá material suficiente para cumplir con los clientes, los cuales, a su vez, se sentirán inconformes y por tanto la empresa no generará utilidades.

Por su parte, la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios (Condusef), el control de inventarios es una de las principales omisiones que cometen las PYMES, y que las lleva a tener fallas en la operación de su organización.

Al respecto, Brian Nishizaki, importante personalidad del sector de las PYMES, señaló que “la administración efectiva de inventarios implica tener un plan de acción para cumplir las prioridades competitivas de la compañía y así evitar consecuencias negativas como la pérdida de ventas, estancamiento en la producción, retrasos y pérdidas financieras”

De aquí pasó a destacar el aspecto más vital dentro de esta organización: determinar existencias, es decir, saber con qué cantidad de cada artículo contamos en nuestro inventario.

Para esto, se necesita también de una contabilidad rigurosa, ya que de existir algún error en la valuación del inventario, éste se vería reflejado en los valores del costo de mercancías vendidas, la utilidad bruta en ventas y en el ingreso de todo el periodo.

Asimismo, dijo que “es importante mantener el control de pérdidas, ya que si bien éstas son inevitables, es importante concientizar a todos los involucrados en el proceso de inventario acerca de la importancia del control, a fin de minimizar el efecto negativo derivado de las mermas.”

Lo bueno es que estos cuentan con estrategias y herramientas de gestión de inventario que les ayudan a cumplir con los objetivos de tan importante tarea. Liquistock, expertos en gestión de inventario y de ventas al menor y por mayor, nos comparte algunas recomendaciones al respecto:

Consejos útiles para el control del inventario

Para comenzar, uno de los mejores consejos que se puede dar en materia de gestión de inventario es el uso de software especializado en dicha gestión, lo que facilita esta tarea al permitir tener control por categorías y determinar todas las variables que afectan el costo de los productos.

También es buena idea estandarizar descripciones: “Al utilizar términos similares para describir todos los artículos, se garantiza que ningún producto sea registrado dos veces, con códigos diferentes; de esta forma será más fácil controlar el flujo de mercancías, además de evitar errores y excesos en el manejo del inventario” explican los expertos.

Otro de los puntos a considerar a la hora de controlar los inventarios es evaluar demanda, o sea, asegurarnos que no sobren o que falten productos en el inventario: “Identificar los momentos en los que las ventas son más altas y aquellos en los que bajan; por ejemplo, en fin de año, en el verano, etc.”

Adicionalmente, se debe equilibrar el cálculo de la existencia para lograr que el tiempo promedio de almacenaje sea el mínimo y con ello se inviertan menos recursos en este activo, cuidando que  la rotación no sea tan alta que comprometa la disponibilidad de producto, ni tan baja que implique tener productos almacenados por demasiado tiempo.

Finalmente: “Sin inventarios, simplemente, no hay ventas”. Por lo tanto, el correcto control del inventario será de suma importancia dentro de otros procesos como la toma de decisiones, reducción de costos, mayor rentabilidad y clientes más satisfechos.

Para ahondar un poco más dentro de estas recomendaciones, te las explicamos con más detalle a continuación:

 Pronostica la demanda acertadamente

La planeación y pronóstico adecuado de la demanda esperada es un dato muy importante que debes de tener para evitar un desabasto o un exceso de mercancías, lo que en ambas situaciones representa un costo extra importante que tendrá impacto en los resultados de la organización.

Para lograr acertar en la estimación de la demanda deberás llevar un registro de la rotación que presentan los diferentes productos que ofreces, de forma que puedas adelantarte a cuanta mercancía necesitarás realmente.

Evita exceso de inventario

Así como no tener disponibilidad de inventario cuando lo necesitamos, tener un exceso de este también puede ser un problema. Esto porque puede inmovilizar capital que podría utilizarse en otras áreas, como la investigación y el desarrollo, además de que podría aumentar el espacio de almacenamiento.

Sin embargo, con solo un poco de planificación se puede lograr minimizar las pérdidas, siendo las devoluciones, las donaciones y la eliminación algunas de las formas de deshacerse del exceso de inventario.

 Clasifica y prioriza tu inventario

Un error muy común que se puede cometer en la gestión de inventarios es tratar a todos tus productos como si fueran uno sólo. Por el contrario,  es muy importante que clasifiques tus mercancías en diferentes categorías, de forma que te permita una mejor visión acerca del tipo de producto con el que cuentas y la manera en que debes de administrar a cada uno de ellos.

La manera sencilla de categorizarlos es tomando como base la rotación que tienen, es decir si son productos que tienen más demanda o más bien baja. Así contarás con más información para planear mejor tus compras y evitar problemas de demanda.

Inventario en tiempo real

Tener una estrategia de seguimiento en tiempo real le brinda a tu empresa información actualizada para que los datos estén actualizados. A su vez, optimiza la cadena de suministro y realiza un seguimiento del movimiento del producto, lo que conduce a la eficiencia general.

Este método le permite a tu empresa analizar datos en tiempo real para programar materias primas o bienes de manera óptima y eliminar problemas como un inventario excesivo.

Además que si incluyes un sistema que te lo permita, tu cliente podrá acceder a la información de la disponibilidad de tu stock de forma inmediata y exacta.

Incluso, los avances de la tecnología, hoy en día, le permiten a las empresas cientos de herramientas para sacarle el mejor provecho a la data de inventario en tiempo real.

Implementa una política de inventarios

Para llevar un control más estricto y óptimo del inventario es fundamental que cuentes con una política definida por la que guiarte y que te oriente acerca de cómo debe estar constituido el inventario, por ejemplo: 

  • Nivel de producto terminado que debe existir siempre.
  • Nivel en efectivo que debes tener como inventario.
  • Clasificación correcta de cada tipo de mercancía y su rotación.
  • Tiempos para realizar pedidos.
  • Auditorías y revisiones periódicas.

Esto logrará la alineación del equipo responsable, permitiéndoles tener en claro los lineamientos a seguir en su trabajo.

Obsolescencia y vencimiento

Las empresas no pueden vender artículos vencidos y los artículos obsoletos son difíciles de eliminar, por lo que no podemos permitir que nuestros bienes y productos se conviertan en este problema, lo cual, a su vez, incluso nos podría llegar a traer gastos adicionales para eliminar el exceso, como los derivados de la destrucción, el transporte, etc.

Haz alianzas con tus proveedores estratégicos

Los proveedores son tus socios de negocios y los que pueden facilitarte la gestión del inventario. Para lograrlo, debes analizar cuales son los proveedores de tu cadena con los que tendrá un mejor impacto dicha alianza y cuales son los que te ofrecen mayor disponibilidad tanto en tiempos normales como en situaciones extraordinaria, sin que las temporadas bajas e imprevistos afecten la operatividad de tu empresa.

 Automatiza tus procesos

Cuando tu empresa está en crecimiento encontrarás situaciones que dificultan gestionar tus inventarios y controlarlos de manera ágil y confiable.

Para lograr sobreponerte con éxito ante estos momentos, necesitarás un control efectivo de inventario. Esto representará una herramienta que te ayudará a ser más eficiente, así mismo, también es importante que dentro de la empresa se establezcan las mejores prácticas al momento de planear y ejecutar el proceso y sobre todo que existan políticas de monitoreo y revisión constantes que te permitan mejorar.

Valoración de stock

La valoración de inventario es la cantidad monetaria asociada con los bienes en el inventario al final de un período contable. Este proceso es muy importante, por lo que debe realizarse al final de cada ejercicio financiero para calcular el costo de los bienes vendidos y el costo del inventario no vendido y debe incluirse en el Plan General de Contabilidad.