Desde Gitdoc, como empresa que lleva años dedicándose a la digitalización de documentos, cree que es evidente el aumento de las empresas que han optado o se han planteado digitalizar sus documentos. Durante muchos años en todos los centros de trabajo hemos podido ver la acumulación de grandes cantidades de papel, carpetas y archivadores de toda clase, lo que ha terminado por hacer que la gestión de los datos en los documentos sea algo engorroso y de gran complejidad.
Hablaremos en este artículo de lo importante que es la digitalización de los documentos de la empresa, que no es otra cosa que realizar la conversión de los documentos de papel en un formato digital que se pueda usar de forma más cómoda.
Definición de digitalización de documentos
Si queremos ser más concretos, qué mejor que definirlo de manera adecuada, ¿no? Podemos decir que es un proceso en el cuál se convierten los documentos en formato papel en archivos de carácter digital, los cuales se pueden almacenar en un sistema de gestión de documentos.
Puede ocurrir que se tengan muchos archivos en papel, pero no todos estos documentos van a ser de utilidad, además de que otros se irán quedando ya anticuados u obsoletos, los cuáles van a formar parte de la historia, pues pueden aportar valor y conocimiento al consultarlos, donde se va a poder plantear el desarrollo en el futuro alguno de los proyectos de análisis de datos o también llamados Big Data.
El solo pensar en estar escaneando miles de documentos es un trabajo que lleva gran cantidad de tiempo, pero también es cierto que la información a la que no podemos acceder rápidamente suele costar mucho dinero, ocupa bastante espacio y es fuente de problemas a diario.
Ventajas de digitalizar:
Aumento de la productividad del empleado
El que todo esté desordenado y la documentación no sea sencilla de acceder lo que termina haciendo es que los empleados puedan invertir más cantidad del tiempo preciso analizando los documentos.
Mejora de los procesos internos
No existe una mejora de los procesos cuando no existe una gestión documental que sea eficaz.
Control de la trazabilidad de los documentos, pues no se puede saber quién lo toma, modifica o destruye, si la persona no deja un rastro.
Se facilita la consulta la información justo en tiempo real, algo que no es posible cuando se habla de documentación en papel de gran tamaño.
Se puede automatizar la tarea partiendo de bases de datos que estén bien estructuradas. Un primer paso para la trasformación digital es que los documentos sean digitales.
Promoción de la cultura empresarial responsable que sea solidaria y cuide el medio ambiente,
Menor cantidad de coste en papel, tinta para impresora o material de oficina.
Por todo ello, parece que puede merecer la pena, es algo que podemos detectar fácilmente.
Ventajas a nivel competitivo
La digitalización y transformación digital implican el poder lograr una ventaja competitiva para las empresas. De no actualizar los procesos de gestión documental ahora, no lo harás nunca.
El tiempo va a pasar y la empresa cada vez va a quedarse más anticuada. No olvidemos que las empresas van a poder gestionar e ir recolectando una enorme cantidad de datos, algo que si se trabaja en papel va a tener un elevado riesgo.
No hay obligación de la gestión de los documentos en digital a nivel legal, pero es bastante posible que, de no hacerlo adecuadamente, vas a poder incumplir la RGPD, lo que puede llevar a una serie de importantes sanciones.
Hablamos de dar confianza y que se vea que la empresa tiene responsabilidad a la hora de gestionar los datos, cuidando la seguridad documental, tanto a nivel interno como externo.
¿Dónde almacenamos los documentos en la empresa?
Como decimos, la digitalización colabora a que ahorremos costes en papel, espacio e incluso tecnología. Ahora ya no se necesitan servidores internos ni el almacenamiento de informaciones en los ordenadores de cada uno de los empleados.
La nube ofrece una gran seguridad, pues los peligros son menores que los que supone tener la información en papel, existiendo copias de seguridad que se realizan a diario para que los datos puedan estar siempre a salvo en este sentido.
Las empresas precisan de dar este importante paso para ser más competitivas y así poder realizar una optimización en los procesos internos. A veces no queda otra que tomar una decisión y ponerse manos a la obra en la digitalización de los documentos. El tren tecnológico es de lo más ventajoso y merece la pena subirse a él.
